איך פותחים עסק מול רשויות המס? המדריך המקיף

עומדים לפתוח עסק? מזל טוב והמון הצלחה! בין אם אתם עושים זאת כדי להגשים חלום או כדי להיפטר מעולם השכירים, מדובר בצעד אמיץ ומרגש שצריך לדעת כיצד לבצע נכון מבחינת המדינה. תהליך פתיחת עסק מול רשויות המס (מס הכנסה ומע"מ) יכול להיות מעט מורכב להבנה, אך בפועל הוא די פשוט. על קצה המזלג הוא יצריך מכם איסוף של כמה מסמכים פשוטים וחמש דקות אצל הפקידים במס הכנסה ומע"מ. באופן פרטני יותר, כדאי להשתמש במדריך זה כדי להתעדכן בכל פרטי התהליך והמשמעויות הקריטיות של לידתו הרשמית של העסק. 

פרק ראשון: משמעות החבות במס, תשלום המקדמות וניהול הספרים

על פי חוק, כל עסק במדינת ישראל ללא קשר לגודלו, מחויב בדיווח שנתי למס ותשלום בהתאם. עוסקים מורשים וחברות בע"מ יידרשו לדיווח חודשי או דו-חודשי בכפוף לתשלום מקדמות שייקבעו במעמד פתיחת התיק ולכן מומלץ לפתוח אותו כבר עם תחילת הפעילות העסקית. עסקים טריים בדרך כלל, יקבלו בדואר גם טופס הצהרת הון שבו יידרשו למלא את נתוני הפיננסיים והנכסים שקיימים להם במעמד הפתיחה הפורמלית של העסק. כעבור כמה שנים ידרוש מס הכנסה למלא אותה שוב כדי להשוות בין השתיים וייתכן שיקבע תעריף מקדמות שונה לתשלום.

משמעות פתיחת העסק במס הכנסה

בפגישה במס הכנסה, תצטרכו למלא את טופס 5329 – "דוח פרטים אישיים והצהרה על מקורות הכנסה". בדו"ח זה עליכם לפרט את מקורות ההכנסה הנוכחיים שלכם, כולל עסקים נוספים ועבודה כשכירים אם הם קיימים, את פרטיכם האישיים ופרטים מזהים נוספים כמו כתובת העסק ומהות העיסוק שלכם. 

פתיחת העסק במס הכנסה תאפשר לכם להתנהל כלכלית באופן חוקי ולגיטימי. תוכלו לגבות כספים מהלקוחות ועליהם לדווח לרשויות המס. כלל אצבע חשוב הוא להתחיל לנהל את הרישומים המסודרים (ספרים) לגבי תקבולים ותשלומים של העסק. ומהם הספרים הללו? למעשה כל קובץ מחשב או רישום במחברת שבו מצוינים גם הכספים שקיבלתם בעבור עסקאות עם לקוחות (תקבולים) וגם הכספים ששילמתם (תשלומים) בעבור שירותים שונים או לספקים שאתם מתנהלים מולם כדי להפעיל ולקיים את העסק. 

ניהול הספרים 

ספר העסק הוא אחד הדברים הכי חשובים בעסק, שמרכז את כלל ההכנסות שלכם. הוא צריך להיות מסודר, ברור וקריא גם לצורך הבקרה והמעקב האישיים שלכם (ושל רואה החשבון) אך גם לצורך בדיקות אקראיות מטעם רשות המיסים.

לא נדיר שמבקר מס הכנסה יוצא לביקור קצר ופתאומי בבית עסק מסוים ומבקש לעיין בספרים שלכם. רוב בעלי העסקים מעדיפים להשתמש בקבצים וטפסים מודפסים או בתוכנות ניהול חשבונות שמרכזים את כל הפעילות העסקית והכלכלית לשם הנוחות. במקרים מסוימים, תגלו שאפילו מגיעה לכם הקלה מסוימת בניהול הספרים ולכן התייעצו מראש עם רואה החשבון או פקיד שומה במס הכנסה. 

תשלום מקדמות שנתי

לאחר פתיחת העסק במס הכנסה ומע"מ, תקבלו פנקס מקדמות שנתי עם סכום המס המשוער שיש לשלם. בסוף כל שנה תתבצע הצלבה בין המס ששילמתם לבין זה שאתם אמורים לשלם בפועל ויחול קיזוז אם יתברר ששילמתם מעבר למה שהייתם צריכים. אם שילמתם פחות מידי, תצטרכו להוסיף את היתרה. 

שימו לב שמקדמות המס הן לא המילה האחרונה ובהחלט ניתן לערער על גובהן. תוכלו לפנות על כך לפקיד השומה (בכתב בלבד) ולפרט את הסיבות להפחתת המקדמות. מס הכנסה בדרך כלל יאשר בקשות ככל שהן נערכו מטעם גורם מקצועי (כמו מנהל חשבונות או רו"ח) משום שהם בקיאים יותר בהצגת הנסיבות הריאליות של העסקים החדשים ויודעים להעריך את גובה המקדמות שקיבלתם על סמך המקובל והממוצע במשק. 

ניכוי מס במקור

ניכוי במקור הוא סכום כספי שהלקוח מקזז מהחשבונית שהגשתם לו ובדרך כלל כדאי לנסות לבקש אותו. זה יוסיף לכם לא מעט קושי בגבייה וההתעסקות עם הלקוחות אך יוכל לשלם בעבורכם בשוטף את המס. למה הכוונה? נניח שנקבעו לכם 10% של ניכוי מס במקור והגשתם ללקוח חשבונית בסך 1,000 ₪. הלקוח ישלם לכם 900 ₪ בפועל ואת 100 השקלים שנותרו יעביר בשמכם למס הכנסה.

יש להוסיף לסכום את המע"מ (אלא אם אתם רשומים כעוסק מורשה או תאגיד). בהגשת החשבונית יש לוודא שהלקוח קיבל אישור לניכוי מס במקור ואת גובהו ושמחלקת הנהלת החשבונות שלו מודעת לכך שעליה לנכות בעבורכם חלק מהסכום. 

גם הפעם אפשר לבקש הפחתה או ביטול של ניכוי במקור, אך זה צריך להיות כרוך בסיבה טובה משום שמס הכנסה מקבלים פניות רבות בנושא ולא כולן יתקבלו. אפשר גם להגיש בקשה להעברת סכום הניכוי במקור לפנקס המקדמות השנתי כך שתהיו אתם האחראים הבלעדיים להעברת התשלום למס הכנסה ולא הלקוח. זה יפה לעסקים שמעוניינים לחסוך חלק מההתעסקות מול הלקוחות. 

עובדים בעסק

לגבי העסקת עובדים, יש לפתוח תיק ניכויים במשרד השומה ולדאוג לכל נושא תשלומי הביטוח והביטוח הלאומי. כדאי לקחת יועץ מס שיבצע עבורכם את התכנון המיסוי המורכב.

הגשת דו"ח שנתי 

הגשת הדו"ח השנתי אמורה לשקף את כל הפעילות הכלכלית של העסק שלכם. במילים אחרות, מדובר בתיאור של כל ההכנסות בניכוי הוצאות שהתרחשו בין ה-1.1 ועד ה-31.12 לאותה שנה. הדד-ליין להגשת דו"ח המס השנתי הינו 30.4 בשנה העוקבת. 

הדו"ח השנתי די פשוט למילוי כך שתוכלו למלא אותו בעצמכם או למסור אותו לרואה החשבון (או מנהל חשבונות/ יועץ מס). מס הכנסה מספקים הדרכות לגבי מילוי נכון של הדו"ח בתאריכים מסוימים בשנה. אם אתם מבצעים הגשה עצמית של הדו"ח, חשוב לברר האם תצטרכו למלא אותו בנוסף באופן מקוון דרך אתר רשות המיסים. 

פרק שני: תהליך פתיחת התיק במע"מ ומס הכנסה, גיבוש מסמכים ומידע חשוב

במעמד פתיחת התיק עליכם להגיע למס הכנסה ומע"מ. בפגישתכם עם פקיד השומה במס הכנסה תידרשו למסור את פרטיכם המלאים כולל מספר תעודת הזהות, כתובתכם, מהות העיסוק וכתובתו, מספרי הטלפון, תאריך פתיחת העסק, שמו של העסק ומספר העוסק במע"מ. 

פתיחת העסק ואישור להפעלת העסק ממע"מ

טרם ההגעה למס הכנסה, עליכם לבצע רישום במע"מ (מס ערך מוסף). גם כאן מדובר למרבה ההפתעה בתהליך קצר ופשוט, אך יש להגיע אליו ערוכים ככל האפשר. 

הטיפ הראשון והחשוב ביותר לגבי מע"מ הוא לברר לאיזה אזור אתם שייכים על סמך כתובתכם. חלק מהסניפים יושבים בערים שונות (הידעתם? סניפים 1 ו-2 של מע"מ תל אביב בכלל נמצאים בבת ים!) ולכן אל תסיקו מראש שאתם שייכים לאזור מסוים והתקשרו כדי לברר. זה יחסוך לכם את הטרטור והתסכול במידה ותגיעו למקום הלא נכון. תוכלו לעשות זאת בטלפון: 1-222-4954/ 02-5656400 או *4954. שעות המענה הם בימים א'-ה' בין השעות 8:30-16:00. 

עצמאיים שהינם עוסקים יחידים (ללא עובדים או שותפים) יצטרכו להביא:

טופס 821 חתום ומלא (ניתן להוריד אותו מהאינטרנט ולמלא אותו מראש, אם כי ניתן לעשות זאת גם במעמד ההגעה למע"מ)

צילום ת.ז כולל ספח מעודכן

אישור קיום חשבון לעוסקים פטורים (יוכל להיות גם חשבון פרטי אם עדיין לא פתחתם חשבון עסקי)

שיק מבוטל לעוסקים מורשים או חברה בע"מ (יוכל להיות גם מחשבון פרטי אם עדיין לא פתחתם חשבון עסקי) 

חוזה קנייה או חוזה שכירות למקום שממנו יופעל העסק

כל מסמך נוסף המעיד על הקמת העסק שאתם רואים לנכון להצטייד בו: אישורים והיתרים מטעם עירייה, תכנית עסקית ועוד. 

שותפים בעסק יצטרכו להביא:

כל אחד מהמסמכים שפורטו לעיל, עבור כל אחד מהשותפים. 

אישור ניהול חשבון עסקי או חשבון משותף (במידה וקיים)

אישור על רישום השותפות מטעם רשם השותפויות (במידה וכבר קיים)

טופס 821א' 

בעלי חברה בע"מ יצטרכו להביא:

לרוב יהיה צורך להגיע עם רואה החשבון בתוספת כל המסמכים שפורטו לעיל

תקנון חברה (גם אם ראשוני)

העתק תעודת רישום מטעם רשם החברות

רשימת מנהלי החברה על כל פרטי ההתקשרות שלהם

פרוטוקול מינוי מנהלים בחברה (לאחר שניתנה חותמת "נתקבל" מרשם החברות)

כל עסק בהקמה יצטרך להביא אינפורמציה נוספת הכוללת רישיונות, רכישות, רשימת ספקים, מידע לגבי הרכוש, סכום השקעה שבוצע (ראשוני ומתמשך), תשקיף, מקורות מימון, מחזור כספי משוער בחלוקה לרבעונים, רישיונות, התחייבויות ועוד. 

המשך התהליך במס הכנסה ואחריו

גם במע"מ וגם במס הכנסה יוסבר לכם על המשך התהליך, שבדרך כלל ידגיש גם את סוגיית ביטוח לאומי ואת נושא העסקת העובדים העתידית. לאחר שמע"מ יעניקו לכם אישור עסק, יש לפנות איתו למס הכנסה. 

זכרו שפתיחת העסק במס הכנסה היא רק החלק הברוקרטי בתהליך ההקמה ואין לה כל קשר לרעיונות האסטרטגיים והשיווקיים שיהיו כרוכים בהצלחה העסקית, כמו גם לבדיקת זכויותיכם לגבי ניהול קרן פנסיה, ימי חופשה ומחלה, קבלת הלוואות ומימון ועוד. על כל שאלה נוספת ניתן לבקר באתר מס הכנסה וכן להתייעץ עם איש מקצוע מוסמך או לפעול מולו בכל הנוגע מכאן והלאה לרשויות המס.