אם אתם עובדים שכירים שנשלחו למטלה רחוקה מהבית וממקום העבודה, או אם אתם עצמאיים בנסיעה עסקית בארץ או בחו"ל, כנראה שהעניין יגרור הוצאות על אוכל, שתייה ולינה – או בקיצור בראשי תיבות – הוצאות אש"ל. המעסיק שלכם לא חייב לשלם לכם את ההוצאות האלו, אם כי זה מאוד מקובל ונפוץ שכן (במיוחד לגבי הוצאות לינה, שכן אתם צריכים ללון שלא בביתכם תחת ההוראה שלו), ועבור עצמאיים – רשויות המס מעדיפים שלא לקבל את ההוצאות האלו כהוצאות מוכרות לניכוי מס. רק אם הוצאות האש"ל שלכם עומדות בתנאים מסויימים, רשויות המס יכבדו הוצאות אש"ל של עצמאי כהוצאה מוכרת.
הרעיון שמאחורי החזרי הוצאות אש"ל אומר שלעובד או עצמאי שנמצא בשליחות משימתית מטעם המעסיק או לטובת העסק, יהיו הוצאות לא שגרתיות שאין לו בדרך כלל, על אוכל, שתייה ולינה. כדי שעובד לא ישלם מכיסו על הוצאות שנכפו עליו מהמעסיק, או עצמאי לא יספוג את ההוצאות העסקיות האלו מבלי להזדכות עליהן לצורכי מס, קיימים סעיפים של החזרי הוצאות אש"ל.
תחת אילו תנאים ניתן לקבל החזר על הוצאות אש"ל?
קודם כל, נבהיר חד וחלק, שכירים יקרים שקוראים שורות אלו – החוק לא מכריח את המעסיק לשלם לכם הוצאות אש"ל, גם אם אתם בשליחות חד פעמית ארעית, רחוקים מהמשרד ומביתכם, וגם אם אתם מחוץ לגבולות מדינת ישראל בשליחות מטעם העבודה. לגבי אוכל ושתייה – זה נשמע לי הוגן, מאחר וגם כשאתם קרובים למשרד או לבית אתם נאלצים לממן לעצמכם מזון ושתייה, אבל לגבי לינה, אני חולק על דעת החוק. אם אתם עובדים וגרים בתל אביב ונשלחתם מהעבודה ל-5 ימים באילת, סביר להניח שזה יגרור הוצאות לינה לא שגרתיות בכלל, שיכפו עליכם. למרות שהחוק אינו מחייב, מעסיקים רבים מציעים זאת מיוזמתם, ובהרבה מקרים, בתפקידים שצפוי להשלח בהם למשימות מרוחקות, זה אפילו מעוגן בתוך חוזה ההעסקה שלכם, עליו חתמתם מול המעסיק כשהתחלתם לעבוד אצלו. יש מקרים חריגים בהם זה מחוייב על פי חוק, כמו לדוגמא במקרה שמדובר בעובד מדינה.
באחריותכם לוודא ולבדוק מול המעסיק (עצמאיים – מול רואה החשבון שלכם), לפני שאתם יוצאים לנסיעת העבודה המדוברת, מה מגיע לכם ועל מה תקבלו החזר. עצמאיים שיוצאים לנסיעת עבודה – שמרו את כל הקבלות של כל דבר – כרטיסי טיסה, לינה, אוכל, שתייה – כל הוצאה שיש לכם בזמן נסיעת העבודה, בין אם היא בארץ ובין אם היא בחו"ל, יתכן ורואה החשבון שלכם יוכל לנכות לכם מיסים בגין הוצאות אלו. זה מאוד משתנה לפי המדיניות של רואה החשבון, ועד כמה הנסיעה הזו היא באמת נסיעת עסקים. לדוגמא: אם אתם יוצאים לכנס עם הרצאות וסדנאות מקצועיות בחו"ל יחד עם עוד עשרה קולגות שלכם שעוסקים באותו מקצוע – סיכוי סביר שתזוכו יפה גם על אוכל ושתייה ולא רק על לינה, ובטח על כרטיסי טיסה. אם אתם יוצאים לחמישי, שישי, שבת עם האישה והילד לבית מלון בטבריה, גם אם יש קשר עסקי ישיר או עקיף לנסיעה, פחות סביר שרואה החשבון שלכם יסבך אתכם עם בקשת זיכויים על ההוצאות של הטיול כנגד מיסים.
הפרמטרים הבאים עשויים להשפיע על התקינות והקבלה של הוצאות אש"ל כהוצאה מוכרת לעצמאיים, או כמקום למיקוח שלכם מול המעסיק בנוגע לכיסוי עצמו והיקף הכיסוי:
- לכמה זמן נשלחתם לנסיעה העסקית? כמה שעות, חלק שלם ביום, יום שלם או כמה ימים.
- לאן נסעתם עבור הנסיעה העסקית? מחוץ לעיר או הישוב של מקום העבודה, מחוץ לעיר או הישוב של ביתכם, ומה המרחק ממקום העבודה ומביתכם? הסטנדרט לבחינה הוא בדרך כלל מקום המרוחק 10 קילומטרים ממקום העבודה ומביתכם. אם אתם גרים בגבעתיים ועובדים בתל אביב, יהיה קשה מאוד להתייחס להוצאות האש"ל שלכם ברצינות בשליחות קצרה של איסוף חבילה מרמת גן, לדוגמא. אם אתם עובדים בתל אביב ונשלחתם לחמישה ימים לנהל ישיבות ופגישות עסקיות מול משקיעים בסין – זה כבר יותר סביר.
- האם ההוצאות שלכם מגובות על ידי קבלות והוכחות. יהיה ניתן לזכות אתכם אך ורק על הוצאות שמגובות על ידי קבלות וחשבוניות, ואם יש הוכחות וגיבויים נוספים, עדיף. דוגמא להוכחות נוספות: מקום המסעדה בה אכלתם והמלון בו לנתם מתאים ונמצא קרוב לפגישות שנמצאות אצלכם ביומן הפגישות שלכם.
- עד כמה "התפנקתם"? בהחלט סביר לזכות אתכם על ארוחה של פסטה וקולה, ולינה במלון נאה 4 כוכבים. פחות סביר שתזוכו על ארוחה במסעדת מישלן ובמלון יוקרה של 5 כוכבים בסוויטה נשיאותית. עבור שכירים – בדרך כלל המעסיק מגדיר לכם לינה ומשלם אותה, ואין לכם חופש לבחור מלון. בנושא הארוחות – הזהרו מלהגיש קבלות על ארוחות יוקרתיות ולדרוש החזר מהמעסיק.
- נסיעות: תחבורה ציבורית או מוניות? שוב, גם בסעיף הזה, הדגש הוא על רמת הפינוק. עובד בנסיעה עסקית מצופה להתנייד בתחבורה ציבורית, אלא אם מדובר בלוח זמנים צפוף שמוכתב גם על ידי המעסיק, והוא נדרש להתנייד במהירות באמצעות מוניות. עצמאיים – הכללים דומים פחות או יותר, עדיפות לתחבורה ציבורית אלא אם לו"ז צפוף מחייב אחרת. שימו לב שאם בשעות הערב אחרי שעות העבודה יצאתם למועדון ריקודים או פאב, לא הייתי ממליץ שתגישו את הקבלה של המונית לשם או האלכוהול שצרכתם לזיכוי.
- נסיעת עבודה בחו"ל: באופן כללי, מעסיק ששולח שכיר לעבודה בחו"ל או עצמאי שיצא לנסיעה עסקית בחו"ל, הסטנדרט הוא כן לקבל את הוצאות האש"ל בחזרה מהמעסיק או כזיכוי על מיסים לעצמאיים. גם במקרה הזה, החוק לא מחייב מעסיק להחזיר את הכסף לעובד שלו, למעט טיסות ולינה בעיקר, אבל בהחלט מקובל שהמעסיק מכסה את כלל ההוצאות – טיסות, התניידות, אוכל ושתייה, לינה נסיעות הלוך וחזור מנמל התעופה וכדומה. מומלץ מאוד לשכירים ואף מקובל: לדרוש ולקבל מהמעסיק סכום יומי קבוע שיוחלט מראש עבור אוכל ושתייה. כך לדוגמא, אם אתם יוצאים לחמישה ימים בחו"ל, אתם יכולים לסגור עם המעסיק וסביר שהוא יסכם איתכם ביוזמתו, שעל כל יום אתם מקבלים, נגיד, 50$ דמי אוכל ושתייה. בכזה מקרה, אתם גם פטורים מהצגת קבלות על אוכל ושתייה שרכשתם בזמן הנסיעה.
תעדו את הנסיעה שלכם
במיוחד עבור נסיעות עסקיות ארוכות ונסיעות עסקיות בחו"ל – חשוב מאוד לשמור תיעוד. אני לא מדבר רק על קבלות וחשבוניות, אלא יומן פגישות מסודר, תיעוד הפעילויות העסקיות שבוצעו והזמנים בהם בוצעו, זמני כניסה ויציאה מבתי מלון – כל מה שאפשר לתעד בזמן הנסיעה העסקית שקשור באופן ישיר או עקיף למטרת הנסיעה – תעדו, כולל תאריכים, שעות ומיקום. את הדיווח והתיעוד הגישו למעסיק שלכם או לרואה החשבון שלכם מיידית עם החזרה מהנסיעה, אל תמתינו, למרות שיש באפשרותכם להגיש את התיעוד והקבלות גם כמה חודשים אחרי – להחזרי הוצאות וזיכוי במיסים מהיר ויעיל – מהרו עם ההגשה.
